勤怠管理システムとは？勤怠管理システム導入後困っていることと解決方法解説！

近年、多くの企業が働き方改革の推進や労務管理の効率化を目的として、勤怠管理システムを導入しています。紙のタイムカードや手作業による出勤・退勤管理を廃止し、クラウド型の勤怠管理システムを活用することで、業務効率を向上させることができます。

しかし、勤怠管理システムを導入した後に「思ったより使いにくい」「給与計算の連携が手間」といった問題が発生し、スムーズに運用できないケースも少なくありません。本記事では、勤怠管理システムの基本から導入のメリット・デメリット、導入後の課題とその解決策について詳しく解説します。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や勤務時間、休暇取得などをデジタルで管理するシステムのことを指します。クラウド型やオンプレミス型など、企業のニーズに応じたさまざまな種類のシステムが提供されています。

勤怠管理システムを導入することで、以下のような業務を効率化できます。

• 出勤・退勤の記録（ICカード・スマホアプリ・PCログインなど）
• 残業時間の計算と管理
• 休暇申請の自動処理
• 勤務データの自動集計
• 給与計算システムとの連携

日本で人気の勤怠管理システム

現在、日本ではさまざまな勤怠管理システムが提供されており、企業規模や業種に応じて最適なシステムを選ぶことが重要です。代表的な勤怠管理システムをいくつか紹介します。

1. ハーモス（HARMOS）

• シンプルで使いやすいUIが特徴
• スマートフォンやPCから打刻が可能
• クラウド型でどこからでもアクセス可能
• 他のシステムとの連携も比較的容易

2. Kincone（キンコン）

• 交通費精算と勤怠管理を一元化できる
• LINE WORKSやSlackと連携して打刻可能
• 勤務データを自動でクラウドに保存

3. KING OF TIME

• シェアNo.1の勤怠管理システム
• 生体認証やICカード、スマホ打刻など多様な打刻方法
• 法改正への対応が迅速で、安心して利用可能
• 給与計算システムとの連携機能が充実

4. ジョブカン（Jobcan）

• クラウド型で使いやすく、柔軟なカスタマイズが可能
• シフト管理、勤怠管理、給与計算を一元化できる
• モバイル打刻やGPS機能を搭載

5. Touch on Time（タッチオンタイム）

• リアルタイムでの勤怠管理が可能
• 多様な打刻方法（ICカード、指静脈認証、スマホ）に対応
• 打刻データを即時反映し、管理者がリアルタイムで確認可能

6. ジンジャー勤怠（Ginger）

• 勤怠管理だけでなく、人事・労務管理機能も統合
• 直感的な操作性とシンプルなUI
• クラウド型であり、場所を選ばずに利用可能

勤怠管理システム導入のメリット

1. 業務の効率化

従業員の勤怠データを自動で記録・集計するため、管理者の業務負担が大幅に軽減されます。

2. 不正打刻の防止

ICカードや生体認証を活用することで、不正な打刻や代理出勤の防止が可能になります。

3. 労務コンプライアンスの強化

残業時間の自動計算やアラート機能により、労働基準法を遵守した管理が可能になります。

4. 給与計算とのスムーズな連携

多くの勤怠管理システムは、給与計算ソフトと連携し、データの手入力を削減できます。

勤怠管理システム導入のデメリット

1. 初期導入コストがかかる

クラウド型の勤怠管理システムは月額料金が発生し、オンプレミス型の場合は初期導入費が高額になることがあります。

2. 使いこなすのに時間がかかる

システムによっては操作が複雑で、従業員や管理者が慣れるまでに時間がかかることがあります。

3. 給与計算との完全な自動連携が難しい

給与ソフトとのAPI連携がうまくいかない場合、結局EXCELにデータを出力して手作業で処理することになることがあります。

勤怠管理システム導入後に困ることと解決策

1. 給与計算の手間が増える

多くの企業では、勤怠管理システムのデータをEXCELに出力し、手作業で給与計算を行っています。従業員数が増えるほど、チェック作業や修正が増え、人的ミスが発生しやすくなります。

解決策：API連携やRPAを活用する

給与計算ソフトとAPI連携することで、勤怠データを自動的に給与システムへ取り込むことが可能になります。APIを公開していないシステムを利用している場合は、RPA（Robotic Process Automation）を活用し、データを自動で転記することで業務を効率化できます。

まとめ

勤怠管理システムは、労務管理を効率化し、企業の生産性向上に貢献するツールです。しかし、導入後に「給与計算との連携が手間」「システムが使いにくい」といった問題に直面することもあります。

そこで、AIコネクタを活用することで、勤怠データや売上データ、各種CSVのデータ連携を自動化し、業務負担を大幅に軽減できます。

「毎日手作業、AIに任せませんか？」をスローガンに、AIコネクタを導入し、勤怠管理の効率化を進めてみてはいかがでしょうか。